Alte Dokumente richtig archivieren

Wer mit der Erforschung seiner Familienforschung beginnt, braucht vor allem eines: Informationen. Zum einen bekommt man diese natürlich von noch lebenden Verwandten. Zum anderen aus alten Unterlagen. Und die hat fast jeder von uns zu Hause irgendwo herumliegen. Das können eigene Unterlagen sein, die Sie später einmal wieder benötigen, oder Unterlagen, die Sie von vorangehenden Generationen erhalten haben. Vielleicht stoßen Sie auch zufällig beim Ausmisten von alten Kisten oder Schränken auf alte Familiendokumente.

Doch wie bewahrt man solche Dokumente, die früher oder später für eine Familienforschung nützlich sind, richtig auf?

Hier eine Checkliste, die Ihnen dabei hilft, Ihre Dokumente in einem möglichst guten Zustand zu erhalten.

Dokumente vor Schmutz schützen

Ganz wichtig ist es, die Dokumente von allem fernzuhalten, was ihren Zustand verschlechtern könnte. Bevor Sie sich also an die Arbeit machen, besorgen sie sich am besten ein paar Leinenhandschuhe, einen Staubpinsel und ein scharfes Messer, um die Dokumente bearbeiten zu können. Achten Sie darauf, dass kein Essen oder Flüssigkeiten, die die Dokumente verschmutzen könnten, während Ihrer Arbeit in der Nähe der Dokumente stehen. Das mag sich trivial anhören, hat aber ein Kaffeefleck auf alten Dokumenten kann sehr viel Schaden anrichten!

Wichtiges und Unwichtiges trennen

Wer kennt das nicht: Eigentlich will man kein altes Dokument einfach so wegwerfen. Da man aber nicht zuletzt aus Platzgründen nicht alle Dokumente für die Nachwelt konservieren bzw. für die Erforschung der eigenen Familiengeschichte aufheben kann, gilt es, zuerst einmal die wichtigeren von den unwichtigeren Dokumenten zu trennen. Vielleicht stoßen Sie auch gleich auf mehrere Exemplare (Kopien) des gleichen Dokuments. Zur Archivierung ist aber in der Regel ein Exemplar ausreichend. Und: lernen Sie wichtige Dokumente von unwichtigen zu unterscheiden. Nicht jeder Papierschnipsel ist für die Aufarbeitung ihrer Familiengeschichte relevant.

Sobald Sie diese Auswahl erst einmal getroffen haben, kann die eigentliche Arbeit losgehen.

Dokumente untersuchen

Untersuchen Sie die Dokumente sorgfältig auf Lagerungsspuren wie Schimmel, Rostfraß (durch Büroklammern oder Ösen), Wasserflecken oder Papierverfall. Solche Spuren entstehen durch unsachgemäßes Falten oder dem Verwenden von Prospekthüllen. Sortieren Sie zu bearbeitenden Dokumente aus. Dies sind zum Beispiel alle Dokumente, die metallische Ösen oder Büro-und Heftklammern enthalten.

Dokumente bearbeiten

Stauben Sie das Dokument vorsichtig mit einem Staubpinsel ab. Anschließend entfernen Sie Ösen, Büroklammern oder Heftklammern. Sollten diese bereits Rost auf dem Dokument angesetzt haben, entfernen Sie diesen soweit möglich mit dem Rostpinsel. In manchen Fällen ist es notwendig, das Dokument zu „reparieren“. Kleinere Reparaturen machen wir mit einem speziellen – auf Fischleim basierenden – Kleber, der das Papier nicht angreift. Am besten ist es jedoch, solche Reparaturen wenn nötig direkt dem Profi zu überlassen. Erfahrene Archivare können selbst größere Beschädigungen wieder reparieren.

Archivieren

Sollten Sie die Dokumente anschließend in Klarsichtfolien aufbewahren wollen, wählen Sie hier bitte Jurismappen oder archivtaugliche Klarsichthüllen ohne Weichmacher, da diese das Papier ebenfalls angreifen. Achten Sie bei Klarsichtfolien auf den Zusatz „dokumentenecht“. Bei diesen Folien bleibt auch nach vielen Jahren keine Druckfarbe an der Folie kleben. Ansonsten legen wir Ihnen spezielle Archivboxen ans Herz, in denen Sie Ihre Dokumente sicher aufbewahren können.

Wenn Sie diese Schritte befolgt haben, sind sie bestens vorbereitet auf den Tag, an dem Sie mit der Familienforschung beginnen und können sicher sein, dass Sie dann keine bösen Überraschungen erwarten, was den Zustand der Dokumente angeht. Im Übrigen bieten wir auch eine professionelle Archivierung ihre Firmenunterlagen oder die Erstellung einer Firmenchronik an.

 

 

 

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