Archivierung

Die Basis Ihrer Unternehmensgeschichte – Das Firmenarchiv

In alten Aktenbeständen liegen die größten Schätze verborgen. Jetzt müssen nur noch ans Licht gebracht und genutzt werden.

In jeder Familie und in jedem Unternehmen weiß man sehr wohl um die Wichtigkeit von Dokumenten, Belegen, Fotomaterialien und Arbeitsnachweisen. In der Regel werden diese auch an einem bestimmten Ort gesammelt. Es ist normal, dass sich Zuständigkeiten ab und zu wechseln. Dabei ist es schwierig, den kompletten Überblick über alle Dokumente zu behalten.

Patent-UrkundeIm Laufe der Jahre nimmt so eine Sammlung oft einen enormen Umfang an. Hunderte von Dokumenten in Ordnern, Kisten und Kästen verstaut, ohne nachvollziehbares Ordnungsprinzip. Ohne eine breite interne Kenntnis hat diese Sammlung keinen sinnvollen Nutzen mehr.

Um die Geschichte des Unternehmens konsequent und erfolgreich nutzen zu können, ist eine professionelle Archivierung aller für die Geschichte und die Arbeit Ihres Unternehmens relevanten Fakten notwendig.

Amtliche und private Dokumente, Korrespondenzen, Verträge, Patente, Forschungsunterlagen. Fotos, Filmmaterial, Produkt- und Verpackungsmuster, Werbematerialien, Studien, Biographien, Firmen- und Markenzeichen, Presseveröffentlichungen, Jubiläumsschriften, Urkunden… Diese Liste ließe sich endlos fortsetzen.

Alle Unterlagen, die die Herkunft, die Leistungen, die Erfahrungen und die Besonderheiten eines Unternehmens seit seiner Gründung dokumentieren und belegen, sind von Bedeutung. Sorgfältig und mit Sachkenntnis analysiert bieten diese Unterlagen eine Vielzahl von Anregungen, Anlässen und Instrumenten für die Unternehmenskommunikation nach innen und außen.

Ein professionell geführtes Unternehmensarchiv ist aber keineswegs nur Dokumentenablage und Handlungsnachweis. Die Verdeutlichung von Handlungszusammenhängen ist von entscheidender Bedeutung für Die richtige Nutzung der Dokumente. Solche Zusammenhänge können nur von sachkundigen Mitarbeitern und Fachleuten hergestellt werden.

Und last but not least: Zu einem professionell geführten Unternehmensarchiv gehört immer ein professionelles Ordnungsprinzip, denn ohne dieses geht schnell die Übersicht verloren! Ein digitales Findbuch ermöglicht schnellen Zugriff. Ein repräsentativ und übersichtlich gestaltetes Aufbewahrungssystem gibt dem Unternehmensarchiv den angemessenen Stellenwert.